La correcta administración del licenciamiento y el uso adecuado de las herramientas que una compañía contrata para facilitar la actividad diaria de sus colaboradores, es fundamental para evitar costos innecesarios. Muchos de nuestros clientes trabajan con licencias de Office 365, pero no explotan al máximo sus beneficios. Para entender cuáles son las falencias en el uso y la gestión de los productos y licencias es necesario que las diferentes áreas tengan acceso a los datos recopilados y que estos estén dispuestos de  forma tal que se pueda hacer un análisis de este. Esto es primordial para la toma de decisiones en todos los sectores de una compañía. Tener la posibilidad de almacenarlos, compararlos y presentarlos en diversos reportes acorde a las necesidades del área, momento y situación es una ventaja para poder entender qué sucede y cómo abordar una gestión del cambio.

Frente a la necesidad de optimizar los recursos y costos, Noventiq crea Total View, una solución 100% Noventiq que se administra totalmente en la nube de Azure y monitorea nuestros recursos de licenciamiento en uso y cantidades. Total View es un sistema de reportería para Office 365 mucho más completo que el incluido en la consola de administración de Office 365, brinda la posibilidad de decidir qué tiempo se desea tener una solución, y es el sistema de almacenamiento de información más seguro del mercado. Al estar instalada en el tenant del cliente, la base de datos o la información de la compañía no sale del tenant de Azure. Es una app que se maneja desde el tentant de Noventiq hacia los tenant de los clientes en 240 países del mundo, lo que permite que en el momento en el que este software actualice, también se actualizan las aplicaciones descargadas de cada uno de nuestros clientes.

Te contamos los beneficios de comenzar a utilizar esta plataforma:

1.  La aplicación es administrada, siendo la primera aplicación de reportería análítica para Office 365 que no es On-premise. Al ser una aplicación nube, Total View pone a disposición del cliente todas las actualizaciones en un breve lapso, la gran diferencia es que otras aplicaciones se actualizan de forma anual, brindando nuevas funcionalidades a sus clientes. Si un cliente se encuentra suscrito a una plataforma como Office 365, que suele liberar contenido constantemente, necesita tener un servicio de reportería que esté a la par en cada actualización.

 2.  Total View es una aplicación central en donde se puede visualizar no solo el uso del licenciamiento, sino las características y la adopción. Permitiendo poder comprar un producto con otro, una licencia con otra, etc desde un mismo lugar. Cuando se hace este ejercicio desde la consola de Office 365 hay que ir al sitio de cada producto, ingresar y tomar los datos para después salir e ir al del otro producto, y hacer lo mismo. Tener todo centralizado en un mismo lugar es una gran ventaja.

 3.  Accede a reportes ya preconstruidos. En la herramienta Total View encontrarás muchos filtros dinámicos que vienen preconstruidos, tiene la capacidad de personalizarse con diferentes filtros que nos permitirá tener más de 1000 reportes, a diferencia de la aplicación base de Office 365 en la que solo se pueden encontrar hasta 10 reportes por productos, sin la posibilidad de personalizarlos. Las acciones intencionales que miden la adopción dentro de una empresa son muy particulares, es ideal que exista una herramienta que permite personalizar los informes acordes a las necesidades de cada compañía.

 4.  La información histórica se almacena en Total View para que puedas acceder a ella cuando lo necesites. En las herramientas que Office 365 pone a disposición de sus clientes hay cierto tipo de información que se expone por solo 7 días, 30 días o en algunos casos hasta 90 días. En Total View la información histórica se almacena por el periodo que el cliente tiene el servicio. Esto implica que se pueda acceder a la misma en cualquier momento para realizar comparaciones entre días, meses, trimestres o años, siendo fundamental en temas de adopción y licenciamiento de una compañía

 5.  Puedes brindar permisos para acceder a la información a los diferentes miembros de tu equipo de trabajo acorde a sus necesidades. En la plataforma de Office 365 es necesario ser administrador del tennant para acceder a todos los reportes y en la mayoría de los casos, existen muchas áreas dentro de una misma compañía que necesitan esta información para su trabajo diario. Administra los permisos y brinda acceso a la información de tu compañía según creas conveniente.

 6.  La complejidad de los datos a los que se tiene acceso es otro punto fuerte de Total View. Las otras plataformas brindan archivos en texto plano que suelen ser muy grandes y difíciles de interpretar. En Total View las tablas están hechas, los filtros están a disposición del cliente para que filtren los campos de interés, y los reportes ya están preconstruidos. Puedes utilizarlos o personalizarlos acorde a tus necesidades.

 7.  Total view es una herramienta de medición muy flexible y adaptable que hace que los esfuerzos de una empresa sean más productivos y medibles. Hay procesos que realizan las compañías en cuanto a entrenamientos, esfuerzos económicos, difusión de características o comportamientos que no son válidos si no son medibles.

Total View es una herramienta diseñada para Office 365, orientada 100% a suscripciones. Los clientes de esta solución necesitan entender el uso que se le da a todas las herramientas para poder tomar decisiones, y suelen encontrarse en la dicotomía de seguir pagando un software que no se usa, dejar de pagarlo en la siguiente renovación o tomar acciones para que ese activo de licenciamiento en nube dé un retorno a la compañía.

Siendo esta última opción la más viable, es necesario primero comprender cuál es el uso de la herramienta y entender por qué no se utiliza de la forma esperada. Lo que Total View brinda es la posibilidad de medir estas cuestiones para luego generar en su compañía una gestión del cambio. Las compañías suelen basarse en un modelo de gestión del cambio que consta de 5 pasos fundamentales:

-  Conciencia de que va a haber un cambio. Los colaboradores deben entender que va a haber un nuevo sistema de tecnología, que representa una inversión de capital para la empresa.

-  Deseo de utilizar esta nueva tecnología, conocerla y mejorar los procesos productivos.

-  Conocimiento de cómo se utiliza y capacitación para que esta nueva solución pueda ser operada de la forma más eficaz.

-  Habilidad desarrollada a partir del conocimiento adquirido, en donde van apareciendo personas que ya han ejercitado este conocimiento y lo han puesto en práctica y son capaces de guiar al resto hacia el objetivo principal, que es la adopción de esta nueva tecnología.

-  Reforzamiento de los conocimientos, se está en constante aprendizaje y es fundamental continuar capacitando al personal, sobre todo a las nuevas contrataciones.

Todo este proceso de gestión del cambio conlleva un costo y es necesario tener la capacidad de medir cada etapa para ver cómo funciona, de lo contrario, si algo no es medible no es posible entender cuál fue la adopción de la compañía de esta nueva herramienta. Una vez que la gente aprenda, use y desarrolle habilidades sobre el software que se contrató, ahí se van a ver los resultados esperados, siendo estos positivos y mostrando que la adopción fue exitosa.

Comenzar a utilizar Total View es simple, basta con ingresar en el Azure Marketplace de Microsoft y encontrar la aplicación. Una vez descargada en su tenant de Azure, el cliente obtiene el beneficio de prueba de 30 días, en donde podrá verificar todos los beneficios que contamos anteriormente. Total View es una herramienta autogestionable, y cuenta con un tutorial con tooltips que hacen más fácil su aprendizaje y guían al usuario a través de las diferentes funcionalidades de la plataforma. Además, en caso de ser necesario se cuenta con un sistema de soporte vía email 24/7.

Ya te contamos todo sobre Total View, y por qué es el mejor complemento para que puedas dar el uso adecuado a tus licencias de Office 365. ¡Descarga la aplicación de forma gratuita y comienza a utilizarla!