Las herramientas de Comunicaciones Universales son esenciales para cualquier empresa, e incluso en las compañías más grandes su efectividad con frecuencia se mide en función de su capacidad para satisfacer las necesidades de los usuarios individuales y para atender los procesos de negocio en general. La llegada de las Comunicaciones Universales marca el comienzo de la convergencia de la telefonía VoIP (que proporciona la capacidad de enrutar las llamadas telefónicas a través del Internet), el correo electrónico, los mensajes instantáneos, las comunicaciones móviles y las conferencias web de audio y video en una sola plataforma que combina un directorio común y las mismas herramientas de desarrollo. Microsoft ofrece un potente conjunto de capacidades de comunicaciones universales que proporcionan la estructura de trabajo para las comunicaciones centradas en las personas en todos los lugares y dispositivos. Microsoft Lync es una solución completa que ofrece una comunicación óptima a través de mensajes instantáneos, videoconferencia, mensajes en línea y llamadas de voz en diferentes plataforma y dispositivos, lo que permite a las empresas unificar todas las comunicaciones con sus aplicaciones y procesos de negocio, así como mejorar la manera en que la gente se conecta y comunica al aprovechar las inversiones que las empresas está realizando en un solo servicios de identidad y directorio.
Google+ Hangouts es el intento fallido de Google por crear una solución de Comunicaciones Universales (CU), ya que está diseñado principalmente para los consumidores en lugar de los trabajadores de la información. Sus capacidades de voz dependen de aplicaciones de terceros, además de tener otras limitaciones importantes que lo convierten en una mala elección para las empresas. Lync, que es fácil de utilizar y administrar, ofrece la solución de CU que tanto las empresas como los usuarios finales necesitan: una solución que Google es incapaz de igualar.

Las áreas clave en las que Lync destaca respecto a Google+ Hangouts son:

Servicios para consumidores y empresas

En Microsoft ofrecemos a nuestros clientes servicios de clase empresarial. Skype, por ejemplo, cuenta con una de las comunidades más grandes del planeta: más de 300 millones de usuarios conectados. Como parte de Office 365, Lync Online es un servicio de comunicación que responde a las necesidades de seguridad, cumplimiento y comunicación de las empresas grandes en todo el mundo. Microsoft presentó la conectividad entre Lync y Skype en mayo del 2013 para brindar a los usuarios de Lync la capacidad de comunicarse con los cientos de millones de usuarios de Skype alrededor del mundo, incluyendo clientes, socios y proveedores, sin dejar de depender de las capacidades empresariales de Lync. Los clientes han registrado más de 10,000 dominios de Lync Server para este servicio. Asimismo, los usuarios pueden utilizar las soluciones de Microsoft para comunicarse desde el dispositivo de su elección. Para demostrar su compromiso de permitir a los usuarios ser productivos mientras viajan, Microsoft continúa innovando y agregando capacidades nuevas en Lync móvil.

Google ofrece un solo servicio de comunicación para consumidores, Google+ Hangouts, que carece de las funciones empresariales que la mayoría de las compañías requieren. Las características de Hangouts que se mencionan con mayor frecuencia son el intercambio sencillo de fotografías y los emoticones (“emoji”) que “hacen más divertidas las conversaciones”. Hangouts no está cubierto actualmente por las directrices de soporte de Google Apps ni por el Contrato de Nivel de Servicios (SLA) para servicios centrales. Y en un esfuerzo por intentar atraer a clientes empresariales, Google ha comenzado a ofrecer a los administradores de Google Apps soporte telefónico 24/7 para Hangouts.

En los últimos tiempos, Google ha estado buscando maneras de llenar el vacío que presentan sus productos al agregar capacidades que pretenden resolver el área de las reuniones de negocios, incluyendo UberConference, una aplicación que permite a 10 usuarios marcar a Hangouts sin costo. Además, se han asociado con Vidyo para lanzar Vidyo H2O para Google+Hangouts, que conecta las actuales soluciones empresariales de voz y video a las sesiones de Hangouts. Claramente, Hangouts continúa dependiendo en forma significativa de soluciones de terceros para muchas de sus capacidades principales, y los clientes empresariales necesitarán entender y adquirir esas soluciones adicionales como parte de un proceso independiente, lo cual incrementará el costo real del servicio y creará un modelo complejo de soporte.

La experiencia de usuarios de IM y llamadas de voz hasta reuniones

Con Lync, la presencia del usuario se integra en toda la experiencia, incluso dentro de los archivos y las aplicaciones de oficina, SharePoint y la intranet. Dondequiera que aparezca un nombre, puedes ver al instante la disponibilidad de la persona, iniciar una conversación por IM y agregar voz, video o contenido en la experiencia de intercambio.

Lync te permite ver la presencia en línea de otros usuarios para saber si están disponibles, ocupados o en una reunión, con base en su calendario. Eso puede ayudarte a decidir si debes enviarles un mensaje instantáneo o contactarlos más tarde. También puedes ver el mensaje de “fuera de la oficina”, una nota personalizada o la ubicación en la tarjeta del contacto. Lync te permite buscar gente en tu libreta de direcciones conforme a sus capacidades. Puedes modificar tu lista de contactos al agregar personas a diferentes grupos y luego organizar tus contactos de acuerdo a grupos, relaciones y estatus.

Esas capacidades no están disponibles en Hangouts porque no se integra en la libreta de direcciones. No te permite buscar personas de acuerdo a sus habilidades y capacidades, no puedes organizar tus contactos y es imposible crear grupos dentro de la lista.

Servicios de voz para empresas

Lync Server ofrece servicios de telefonía, servicios de voz para empresas y servicios en línea que pueden sustituir los sistemas PBX ni los teléfonos de escritorio tradicionales para ahorrar a las compañías el costo de actualizarse y mantener esa infraestructura.

A pesar de que Hangouts te permite realizar llamadas telefónicas desde tu computadora y desde la aplicación de Hangouts para iPad y Android 4.4, no ofrece telefonía empresarial ni puede reemplazar los sistemas PBX ni los teléfonos de escritorio tradicionales.

Videoconferencia mejorada

Lync ofrece soporte para videoconferencia mejorada. El organizador de la conferencia puede incluir hasta 250 participantes y compartir un enlace a la conferencia directamente en la invitación del calendario. Los usuarios pueden marcar desde cualquier lugar. Asimismo, los socios de Microsoft ofrecen conferencia por marcado para Lync Online, proporcionan números locales en varios países y por lo general definen los precios de acuerdo al uso total en lugar de por usuario. Con Lync, los clientes pueden realizar todas sus conferencias internamente para reducir de manera significativa los cargos por minuto y por usuario. El departamento de TI de Microsoft calcula que le ahorró a la compañía casi $8 millones de dólares en costos de audioconferencia gracias al uso de Lync Server.

Hangouts ofrece capacidades de conferencia limitadas y, nuevamente, los usuarios tienen que acudir a otros proveedores de servicios para habilitarlas. Google recientemente se asoció conUberConference para desarrollar una aplicación de terceros que, una vez instalada en Hangouts, permitirá a los usuarios marcar para entrar a la llamada. Sin embargo, es un servicio por pago para más de 10 participantes y solo otorga control limitado al organizador y los asistentes, quienes solo pueden escuchar la llamada pero no ver el contenido compartido durante la reunión, lo cual difiere enormemente de la aplicación Lync 2013 para smartphones.

Herramientas de intercambio nativas

Desde juntas y reuniones hasta conversaciones y la capacidad de compartir contenido enriquecido en tiempo real, solo Microsoft ha podido crear los activos necesarios para impulsar el siguiente gran cambio en productividad a lo largo de este camino hacia las comunicaciones universales. Lync contiene excelentes herramientas de intercambio, tales como intercambio de escritorio y PowerPoint. Hangouts requiere que el usuario instale aplicaciones independientespara poder utilizar varias herramientas de reuniones.

Funciona a la perfección con Office

Microsoft Office es el paquete de productividad de preferencia en el mundo corporativo y es el líder de mercado en productividad comercial. Microsoft está comprometido a llevar Office a todas las plataformas, incluyendo la nube, y recientemente lanzó Office en iPad, que alcanzó el primer lugar en la tienda de aplicaciones de Apple a tan solo 12 horas de su disponibilidad.

Para que una solución de CU sea eficaz, es importante que satisfaga las necesidades de los usuarios tanto individuales como empresariales. Una solución de comunicación debe funcionar a la perfección con Office, la mejor herramienta de productividad en la industria, para permitir a los usuarios trabajar en sus documentos de forma paralela. Lync ofrece una integración sólida con Office y permite tomar notas, ver la información de los contactos, incluyendo las habilidades de las personas, y se integra bien en el calendario de Outlook para poder programar horarios y acudir a las juntas por medio de Lync.

Hangouts no se integra en Office ni permite editar documentos mediante las capacidades de edición de Office. No existe una manera sencilla de compartir documentos en Hangouts. En Hangouts, si el usuario desea compartir un archivo deben utilizar las características adicionales de Hangouts, y el archivo tiene que subirse a Google Docs, donde se convierte automáticamente en un formato de Google Docs.

Implementación in situ, en la nube o híbrida

IDC predice que el 70% de los CIOs adoptarán una estrategia “la nube es primero” en el 2016. Para llegar hasta ahí, las empresas tendrán que avanzar a su propio paso durante varios años, con muchas residiendo en un ambiente híbrido por algún tiempo. Esa flexibilidad —operar tanto in situ como con capacidades basadas en la nube (incluso dentro de una estrategia donde la nube es primero)— no es negociable. Con Lync, las empresas pueden elegir si desean que la implementación de su solución de CU sea in situ, en la nube o híbrida. Hangouts solo está basado en la nube, y no puede utilizarse por compañías que deseen una implementación in situ o híbrida.

Una sola identidad y presencia en todas las cargas de trabajo

Lync aprovecha la sola identidad otorgada por los servicios de directorio, tales como Microsoft Active Directory al permitir a los usuarios ver la presencia e iniciar una colaboración ad-hoc desde un documento de Office, un sitio, un correo electrónico o una entrada social. Lo mismo se ofrece para todos los servicios de Office 365 y el paquete de Office in situ.

Hangouts tiene una identidad independiente que requiere una cuenta de Google y que no está generalizada en toda la empresa. Las compañías necesitarán primero crear la identidad del usuario en Google+ y utilizar herramientas adicionales para sincronizar la información del usuario con los servicios de directorio que utilicen los clientes, lo que requerirá administración e inversiones adicionales para mostrar la presencia.

La revolución de las Comunicaciones Universales ya comenzó, y Microsoft está llevando a los usuarios finales y sus empresas a soluciones tecnológicas nuevas, mejoradas y más flexibles. Sigan pendientes de más desarrollados en este frente. Estamos trabajando arduamente para avanzar más y más rápido.

Fuente: Arushi Agrawal @arushiMSFT