En el vertiginoso ritmo del mundo de hoy – en el que parece que casi todo el mundo sufre de algún grado de ADD – es más difícil que nunca para las empresas llamar la atención de la gente. Esto se aplica no sólo a los consumidores (potenciales o clientes existentes), sino también a los empleados. Entonces, desde el liderzgo de la organización, ¿qué se puede hacer para mejorar la comunicación con sus públicos externos(clientes) e internos (empleados) y, para que la gente preste atención, lea y responda sus mensajes? Decenas de expertos de marketing y comunicaciones comparten sus mejores nueve estrategias para mejorar la comunicación empresarial.

Consejos de comunicación para clientes internos (empleados)

1. Utilice una plataforma de gestión de proyectos /colaboración social. “Con el fin de mejorar las comunicaciones internas, las organizaciones deben implementar una solución de colaboración social que de a los empleados el acceso a una única plataforma para la comunicación”, dice Sameer Patel, vicepresidente senior de Products and Go-to-Market SAP Cloud / Succes Factors.

“Este tipo de plataforma significa que el trabajo y el intercambio de información se integran sin problemas en aplicaciones empresariales y de productividad existentes en la organización, lo que permite a la comunicación ocurrir cuándo y dónde más se necesita, en cualquier dispositivo”, dice Patel. “Una solución de colaboración social robusta también aprovechará la red de una empresa para reunir a las personas, los datos y los procesos necesarios para mejorar el compromiso, permitir la resolución de problemas y la toma de decisiones más informada,tanto si están en la oficina o en comunicación desde el campo.”

Tener unsistema social de gestión de proyectos / colaboración que “trabaje para las comunicaciones, para la creación de flujos de trabajo, la organización de contactos y todo lo demásrealmente ha transformado nuestras comunicaciones y nos ha hecho más eficientes”, dice Carrie McKeegan, cofundador de Greenback Expat Tax Services. “Si bien la elección exacta del software necesario será diferente para cada negocio (usamos Podio), la idea general es utilizar la tecnología para comunicarse efectivamente fuera de la bandeja de entrada de correo electrónico”que – dice – es ineficiente.

2Crear un foro en línea donde los empleados pueden compartir fácilmente la información y responder. “Cree un foro donde los empleados pueden comunicarse entre sí”, dice Kristina Roth, director ejecutivo Matsia Consultores. “Utilizamos Yammer, [una red social corporativa,] que nuestros clientes también utilizan. Pero La cosa más importante es dar a los empleados acceso a una plataforma móvil enganchándolospara que interactúen en varios niveles (por ejemplo, anuncios, la transferencia de conocimientos, etc.) “.

“Cuando se integran correctamente, las redes sociales empresariales descomponen los silos de información y aumentan la comunicación entre departamentos”, explica Ajay Kaul, socio gerente de AgreeYa Solutions. “Los empleados pueden compartir fácilmente documentos, iniciar las discusiones, trabajar en proyectos y mucho más a través de la red, tanto si están en la misma oficina pero en diferentes pisos como si trabajan en distintas zonas horarias”, dice.

“Las redes sociales para empresas también mejoran la comunicación con los empleados, aprovechando sus conocimientos y fortalezas”, añade. “Los empleados pueden indicar en susperfiles áreas de especialización de sus colegas pueden no tener en cuenta debido al título de su cargo o departamento, y también pueden conectarse fácilmente con ellos para retroalimentación, consejo o apoyo”.

¿No quieren invertir en una solución empresarial? Utilice Google Hangouts o Skype.

“La comunicación con los empleados es un reto para Doubledot Media, porque, literalmente, tenemos empleados alrededor de todo el mundo”, dice Simon Slade, director ejecutivo de Doubledot Media. “Para reunir a todos hemos creado un filtro de agua virtual de Skype donde los empleados pueden intercambiar mensajes instantáneoscon todo nuestro personal”, explica. “Los empleados utilizan este recurso para fines de trabajo y socialización, pero también es importante para la construcción de un sentido de equipo y camaradería.”

3. Proporcione a los empleados (especialmente los jóvenes) información periódica. “Los trabajadores más jóvenes (Generación Y y la Generación del Milenio) disfrutan de recibir retroalimentación frecuente”, señala Patrick Thean, cofundado y CEO Rhytm Systems,  proveedor de una plataforma de software de ejecución de estrategia basada en la nube. Para asegurarse de que los trabajadores saben lo que está pasandoy lo que se espera de ellos, “proporcione un informe de estado semanal de las prioridades y los proyectos que están trabajando, seguido de retroalimentación corta y simple de los gerentes y ejecutivos”, sugiere. “Esto puede ayudar a los miembros más jóvenes a tener la sensación de estar empoderados y, además, conectados con el resto del equipo”.

4. Al enviar mensajes, aproveche la línea de asunto. “En estos tiempos, la mayoría de la fuerza de trabajo se comunica principalmente a través de correo electrónico”, dice Thean. “Y ya que los empleados a menudo reciben docenas de correos electrónicos cada día, sus bandejas de entrada se encuentran demasiado llenas para cortar el desorden y reconocer que mensajes necesitan de acción inmediata”.

Para obtener la atención de los empleados – si su atención inmediata está verdaderamente justificada – “use palabras orientadas a la acción, como ACT o URGENTE o AYUDA, en la línea de asunto”, aconseja. De esa manera, “los empleados pueden distinguir a cuáles mensajes deben dar prioridad de acción inmediata, y cuáles pueden volver a revisar más tarde.”

5. Uso de videoconferencias. “La videoconferencia es una gran herramienta de trabajo porque es eficaz y no es cara”, afirma Mark Robert, director de marketing, Shore Tel. “Uno de los obstáculos para la colaboración es la incapacidad de los empleados para reunirse y discutir temas”, explica. Y reunir, juntos físicamente, un extenso número de empleados en un solo lugar es útil pero puede ser costoso. “Con la videoconferencia, [sin embargo,] los empleados pueden reunirse sin tener que salir de sus escritorios”.

6. Levante el teléfono. “No tenga miedo de tomar el teléfono y llamar al otro en lugar de responder por correo electrónico o mensaje de texto”, dice Stephanie Roberson Barnard, socio gerente, Listen Write Present. Si bien las comunicaciones por correo electrónico y de texto funcionan en muchas situaciones, a veces, cuando “la otra parte está confundida acerca de un mensaje [o] el tema es sensible”, es más efectivo simplemente levantar el teléfono y hablar.

7. Vaya al grano.”Debido a la explosión del correo electrónico, si usted necesita que los clientestomen medidasrápidamente, vaya al punto”, dice Liz Istas, gerente de comunicaciones de la Universidad de Grantham. “Intros Inolvidables y narraciones maravillosamente elaborados tienen su lugar, pero ese no es un correo electrónico. Sus clientes están ocupados, son gente orientados a la acción que responden mejor al contenido corto y fácil de leer”.

Para aumentar la probabilidad de que su mensaje se lea y actúen en consecuencia “sea conciso. Que sea suficientemente claro “lo que hay para ellos’”, dice Istas. “Proporcione opciones para aprender más (por ejemplo, un vídeo incrustado, un link, nombre y número de contacto). Y, sobre todo, enfóquese en la línea de asunto. A menos que su cliente sea forzado a abrir su correo electrónico, su increíble contenido orientado a la acción será para nada”.

Por cierto, este consejo no sólo se aplica a sus clientes. Funciona también para las comunicaciones internas.

8. Que sea fácil para los clientescomunicarse con usted. “Siempre de al cliente una formafácil (contacto) de respuesta (a usted)”, dice Eoghan McCabe, cofundador y consejero delegado de Intercom. Eso significa ofrecer a los clientes una forma sencilla de encontrar su dirección de correo electrónico y número de teléfono o chat en vivo o un enlace de red social (por ejemplo, Twitter).

Además, “en cada comunicación con el cliente, asegúrese de que hay una manera muy fácil de responder para el cliente – y esté dispuesto a escuchar lo que tienen que decir”, añade. Recuerde escuchar lo que los clientes tienen que decir, reconociéndolos, no sólo “hace que los clientes se sienten más respetados (y es más probable que hagan negocios con usted) y puede servir como una valiosa fuente de retroalimentación para mejorar su producto o empresa”.

9. Mantener informados a los clientes con mensajes de texto (SMS). “Utilice mensajes de texto para obtener el compromiso de los clientes”, sugiere Dan Kamins, CEO, TextMarks, como proveedor de servicios de comunicaciones de SMS. “Si necesita que sus clientes sepan de inmediato acerca de algo, la mejor manera de hacerlo es por el texto”. Por ejemplo, “es posible que tenga un corte de luz que afecta a [ellos o] sus negocios”, dice. O puede que tenga que reprogramar su cita. “El SMS resuelve el problema de asegurar que las personas interesadas reciban el mensaje (rápidamente)”.

CIO.com | Por: Jennifer Lonoff Schiff

Jennifer Lonoff Schiff es una escritora de negocios y tecnología, colaboradora de CIO.com. Ella también dirige Schiff y Schiff Communications, una firma de marketing centrado en ayudar a las organizaciones a interactuar mejor con sus clientes, empleados y socios.